報告の勘どころ

　報告書を提出するときには、どのようなことに注意をしたらよいでしょう。
　商品を運搬中に破損してしまったＫさんは、破損状況を上司に報告するために次のような文書を提出しました。「運搬中の商品の一部のみが破損しました」。この報告書を読んだ上司は、Ｋさんに報告書の再提出を求めました。
　この報告書の文章は、非常に説明不足です。破損したという情報しか、読み手には得られないからです。破損の正確な数字を明記するように指示されたＫさんは、＜報告書に曖昧な表現は許されない＞ということを肝に銘じました。
　報告をする際に大切なことは、相手の求めにかなっているかどうかです。事故の場合などは、その発生時期、場所、原因、損害の実数などを明確にする。責任者はその報告に基づいて事後の対応を行うわけですから、当然、具体的なものでなければ意味がありません。モノによっては、スピードも要求されるでしょう。
　「この状況にあって、相手は自分に何を求めているのか」に留意することが、業務における報告の勘どころといえるでしょう。

今日の心がけ●具体的に報告しましょう

【職場の教養７月号】より

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